Lorsque l’on se lance dans la formation, les premières questions arrivent vite : « Est-ce fait pour moi ? », « Ai-je besoin de la certification Qualiopi ? », et surtout « Est-ce que je peux confier Qualiopi à quelqu’un d’autre ? ».
De prime abord, j’aurais envie de vous répondre non, on ne confie pas Qualiopi à quelqu’un d’autre. On se fait accompagner, et c’est normal, puisque c’est le cœur de mon métier. Mais la réalité est plus nuancée. Tout dépend de ce que vous confiez et à qui.
Les fausses bonnes idées : les formules “clé en main”
La première option que vous devez retirer immédiatement de votre esprit, ce sont les formules clé en main. Le fameux pack magique avec un fichier Excel qui se remplit tout seul, un manuel qualité copié-collé, une promesse de certification en 15 jours, ou encore un portage Qualiopi qui “prend tout en charge”, autrement dit des coquilles vides qui portent votre nom sans refléter votre réalité. Oubliez.
Pourquoi ? Parce qu’à l’audit initial, tout cela peut sembler fonctionner. Le dossier est propre, les preuves sont rangées, tout paraît conforme. Mais la suite ? C’est souvent une autre histoire. Le jour où il faut faire vivre la démarche, répondre à un aléa ou préparer un audit de surveillance, tout s’écroule. Les documents sont là, mais personne ne sait vraiment comment les utiliser. Les process existent, mais plus personne ne les suit. Et lorsque l’auditeur pose une question précise, vous réalisez que la qualité ne s’improvise pas.
Ces solutions “express” vous dépossèdent de votre système. Elles donnent une image conforme, mais creuse. Derrière, il n’y a ni pratique réelle, ni appropriation. C’est la garantie d’une qualité fantôme : visible sur le papier, invisible dans la réalité. La qualité ne se sous-traite pas. Elle se partage, elle s’apprend, et surtout, elle s’ancre dans votre fonctionnement. Un accompagnement sérieux ne consiste pas à vous livrer un dossier prêt à signer, mais à vous apprendre à piloter votre démarche avec méthode et clarté. C’est la différence entre avoir Qualiopi et être Qualiopi.
Le second type : l’accompagnement externalisé
C’est le modèle le plus répandu et souvent le plus efficace lorsqu’il est bien mené. Vous faites appel à un consultant ou une structure externe, non pas pour “faire à votre place”, mais pour vous guider dans la compréhension, la structuration et la formalisation de votre démarche. Cet accompagnement est idéal lorsque vous manquez de temps pour documenter vos process, que vous avez besoin d’un œil expert pour valider vos pratiques ou que vous souhaitez clarifier vos preuves avant un audit. L’objectif n’est pas de déléguer, mais de co-construire. Le consultant vous aide à comprendre, à prioriser et à intégrer la qualité dans vos habitudes. C’est une approche qui vous permet de gagner du temps tout en gardant la maîtrise.
Selon votre contexte et la maturité de votre structure, on pourra vous proposer un accompagnement sur mesure, allant de la structuration complète de votre démarche qualité à un pré-audit pour évaluer votre niveau de préparation, voire à une présence à l’audit pour vous rassurer et vous aider à répondre sereinement aux questions de l’auditeur. L’enjeu reste le même : vous permettre d’être prêt, confiant et autonome face à la certification.
Le troisième type : la démarche partagée
Enfin, il existe une troisième voie : celle de la démarche partagée. Elle vient souvent dans la continuité d’un accompagnement externalisé. Une fois les bases posées, l’enjeu est de faire vivre la démarche sur le long terme. Ici, on ne parle plus d’un accompagnement ponctuel, mais d’un partenariat dans la durée. Vous restez le pilote, mais vous avez à vos côtés un responsable qualité externalisé, quelqu’un qui connaît votre structure, vos enjeux et vos objectifs.
Son rôle : vous aider à faire vivre la démarche au quotidien, sans que la qualité ne devienne une contrainte, vérifier la cohérence entre vos actions et les exigences du référentiel et préparer vos audits de suivi sereinement, sans surcharge ni panique de dernière minute. Cette approche est idéale pour les structures qui veulent pérenniser leur certification tout en gardant la main sur leurs décisions, leur rythme et leur cohérence interne.
Elle s’adresse particulièrement aux TPE et PME qui n’ont pas la possibilité d’avoir un responsable qualité à temps plein et qui préfèrent consacrer leur énergie à former, accompagner ou développer leur activité, plutôt qu’à passer des heures à mettre à jour des procédures ou des tableaux de suivi. Le responsable qualité externalisé devient alors un allié stratégique. Il assure la continuité de la démarche, veille à la conformité, identifie les points de vigilance et vous alerte en cas d’écart, tout en vous laissant concentré sur ce qui compte vraiment : votre cœur de métier. C’est une forme de qualité vivante, souple et partagée, où chacun reste à sa place : vous gardez la vision et votre partenaire qualité vous aide à la faire durer.
En résumé
Confier sa démarche qualité n’est pas une mauvaise idée, à condition de savoir ce que vous confiez et pourquoi. L’enjeu n’est pas d’obtenir un tampon sur un certificat, mais de construire une démarche que vous comprenez, que vous faites vivre et qui vous aide réellement à progresser.
Chez OGMA, nous réalisons les accompagnements de type 2 et 3 : l’accompagnement externalisé et la démarche partagée. Nous n’intervenons jamais dans le premier type, celui des solutions “clé en main”, car il ne correspond ni à notre vision, ni à notre exigence de sens. Notre rôle est de vous rendre autonome, solide et confiant dans votre démarche qualité, tout en restant à vos côtés quand c’est nécessaire. La qualité, selon nous, doit être utile, vivante et adaptée à votre réalité.
On vous en dis plus sur notre site internet : OGMA | Accompagnement Qualiopi en Alsace – Audit, Préparation & Conseil